Administración de Cobranzas

El proceso de administración de cobranzas, comprende etapas claramente diferenciadas que pueden ser tratadas en forma independiente y que se pueden clasificar en los siguientes segmentos:

  • Distribución de la factura.
  • Gestión y activación de cobranza.
  • Recolección de valores.
  • Gestión de tesorería.

De esta forma, podemos ver un proceso integral, el cual comienza desde la entrega de la factura al comprador y que finaliza con la imputación en el sistema contable de la empresa de su debida cancelación.

Distribución de la factura

Se propone esta etapa, teniendo en cuenta la problemática existente en las empresas, respecto a la tarea de administrar un proceso de facturación y sus documentos asociados – nota de crédito y débito etc. -, el cual se compone en algunos casos de grandes gastos, como así también de problemas de control interno y de logística.

A través de nuestra experiencia en el ámbito de los créditos y cobranzas, podemos observar claramente que los problemas que se suscitan a diario en la distribución de facturas, producen un efecto directo en los flujos de caja de la empresa.

Puntualmente, nuestro sistema consiste en una entrega expeditiva de la documentación en el tiempo y forma que vuestra empresa lo estipule. Ello, a los efectos de llegar a la fecha del vencimiento con el problema resuelto en cuanto a este punto y, de ese modo dar por finalizada situaciones tales como la eterna discusión sobre si tal factura llegó a destino o no.

Ventajas:
  • Disminución de costos administrativos.
  • Disminución de costos financieros.
  • Erradicación de costos de distribución exclusivos.
  • Erradicación de costos por extravío de facturas.
  • Erradicación de costos operativos en el área de Atención al Cliente.
  • Obtención de información online en tiempo real, acerca del estado en que se encuentra la documentación a distribuir.
  • Entre otros.

Gestión y activación de cobranza

En forma práctica el sistema de gestión o activación, consiste en obtener mediante acuerdo con el cliente, el día y hora de la cobranza de las facturas a vencer, acordando determinar entre ambas partes un día y hora de cobro, como así también un control no solo de la fecha de pago de las facturas en su fecha de vencimiento, sino también, la calidad de los instrumentos con los cuales se va a efectuar el pago.

El segmento de gestión, puede ser usado como complemento a sistemas de recolección de dinero ya instalado en las empresas, permitiendo a ésta un ágil acceso a la información sobre los pagos efectuados por sus clientes mediante depósitos bancarios, o la recolección de valores o el efectivo correspondiente por mecanismos no estructurados, incorporando un sistema de gestión previo que permita que tal recolección se haga en tiempo y forma debidos.

En líneas generales, este procedimiento lleva a cabo una auditoria exhaustiva desde el inicio del circuito – con la emisión de la factura – hasta su finalización, con el debido pago por parte de la persona encargada de retirar los valores en el domicilio de vuestro cliente o bien por cualquier medio electrónico o bancario de pago.

A su vez, a través de nuestro servicio se obtendrá un inmediato acceso a la información, en relación a aquellos valores que se encuentran en tránsito o en proceso de cobro, o cobrados, con una anticipación mayor que la obtenida por los canales de cobro tradicionales, pudiendo despejar dudas en tiempo real, tales como: ¿Quién cobró? ¿Cuánto cobró? ¿Cuando cobró? ¿Por que no cobró?

Gestión y recolección de valores.

Establecida en acuerdo con vuestro cliente la fecha de pago, nuestra empresa recauda los valores cancelatorios de las facturas confiadas. La unión de los dos segmentos tiene como efecto inmediato una gran disminución del plazo existente entre la fecha de vencimiento de la factura y la del ingreso real del dinero afectado a la factura. De este modo y con el objeto fundamental de evitar los conocidos “días en la calle”, se intentará llegar a la fecha de vencimiento salvando tradicionales inconvenientes o conocidas excusas, como por ejemplo, falta de documentación, defectos en la mercadería, reclamos varios, etc.

Pactada la fecha de cobro por parte del analista de cuentas – que nuestra empresa designa a tal efecto -, se inicia la tarea de recolección de los valores en el domicilio de vuestro cliente.

Posteriormente, y conforme la fecha que se estipule entre ambas partes, se producirá la rendición de los valores en vuestras oficinas y eventualmente, llevar a cabo la pertinente imputación en vuestros sistemas, ya sea por vía electrónica o mediante designación de una persona de nuestra empresa para que incorpore la información en el sistema informático correspondiente.

Con la implantación de esta etapa se obtendrá una reducción notable en los costos operativos de vuestra estructura administrativa, ya que entre otros elementos, se suprimirán los frecuentes gastos de moto mensajería, telefonía, de personal, demora en entrega de cheques para el caso en que los cobradores sean los vendedores o los fleteros ,entre los mas conocidos.

Operativamente, aportará agilidad e información en tiempo real de todas aquellas gestiones que se hayan decidido insertar en el presente proceso.

Gestión de tesorería.

Por último, proponemos como corolario de este sistema de cobranzas, la etapa que denominamos Gestión de Tesorería. Éste, acumula los dos anteriores y se encarga de depositar los cheques – en las cuentas que vuestra compañía indique – el día de su vencimiento, verificando posteriormente su acreditación.

Una vez verificada tal acreditación, se llevará a cabo su debida imputación en la contabilidad de la empresa mediante una interfaz que permita trasladar mediante sistematización contable, la imputación de los pagos de las facturas a la contabilidad general de la empresa.

Características del Servicio.

Sistema de información online permanente y en tiempo real.

El servicio propuesto incluye que vuestra empresa pueda acceder a nuestras bases de datos a través de nuestro sitio web, desde donde podrá controlar el estado de la gestión de cada una de las facturas encomendadas para su cobro.

Al momento de la suscripción se les proporcionará un nombre de usuario y contraseña, con el cual podrán acceder la base de datos correspondiente y de ese modo poder realizar las consultas que le sean necesarias en cuanto a facturas, recibos, notas de debito o crédito, o bien; del proceso de cobro en si mismo.

De tal manera, esta faceta se convertirá en una herramienta útil a la hora de analizar por parte de vuestro departamento de créditos y cobranzas la extensión de créditos futuros, poseyendo tal cliente facturas en gestión de cobro.

Indirectamente, esta circunstancia permitirá sin dudas, que vuestra empresa audite a diario nuestra gestión.

Personalización de la gestión.

La gestión que ofrecemos se basa en una atención sumamente personalizada, ya sea con vuestra empresa como así también con vuestros clientes.

Tanto los analistas intervinientes en la gestión de activación de cobranzas, como así también las personas que recolecten los valores en el domicilio del cliente serán asignados de modo permanente a la cuenta, obteniendo de ese modo un trato fluido y personalizado que redundará sin duda en la atención a vuestro cliente.

Auditoria administrativa y comercial integral

La gestión que ofrecemos se basa en una atención sumamente personalizada, ya sea con vuestra empresa como así también con vuestros clientes.

Tanto los analistas intervinientes en la gestión de activación de cobranzas, como así también las personas que recolecten los valores en el domicilio del cliente serán asignados de modo permanente a la cuenta, obteniendo de ese modo un trato fluido y personalizado que redundará sin duda en la atención a vuestro cliente.

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