Tener conciencia de lo que está sucediendo en la economía, en su industria, en su propia empresa, y con su cliente es el primer paso del proceso de cobros. Las mismas técnicas investigativas y analíticas que se utilizan para la aprobación al otorgamiento de un crédito, por ejemplo, son válidas para el proceso de cobro. A menos que tenga alguna idea de cuáles son los problemas de su cliente y por qué le están pagando lentamente (o no pagando en absoluto), no puede tomar el primer paso de manera correcta, lo que es crucial en la gestión de cobros.
El proceso de cobro comienza en su propia área y, a continuación, con otros departamentos de su empresa, involucrando envíos, facturación, ventas y servicio. Antes de ponerse en contacto con el cliente, asegúrese de aclarar cualquier problema interno como: Cheques no aplicados, la facturación no resuelta o las disputas de mercancías, créditos no utilizados para devoluciones o ajustes, cualquier “condición especial” dada verbalmente por los representantes de ventas, etc.
En este punto Grupo Emac puede facilitarle el trabajo y ahorrarse esos inconvenientes.
En esta nota y en las siguientes vamos a repasar algunos puntos importantes sobre la gestión de cobros:
¿Cuándo empiezo a cobrar?
¿Con quién contacto?
¿Cómo? ¿lo digo o lo escribo?
¿Con qué frecuencia debo hacer el seguimiento?
¿Cuándo debo considerar un litigio?
En este caso nos enfocaremos en ¿cuándo empezar?:
El proceso realmente comienza con la factura del cliente. Asegúrese de que sus términos están claramente establecidos para que el cliente sepa exactamente cuándo y cuánto pagar, y dónde enviar el cheque (o transferir electrónicamente los fondos). Asegúrese de que sus facturas salen con prontitud, y que los datos de facturación son correctos.
El período en que hacer efectivo el cobro debería contemplar cierta flexibilidad. Si su empresa está en medio de una gran promoción que requiere la cooperación del cliente, es posible que desee modificar su calendario normal hasta después de que la promoción ha terminado. Por el contrario, si su empresa necesita dinero en efectivo, se apremiarán los tiempos. Asegúrese de mantener informada a la gerencia sobre cómo se está llevando a cabo el proceso, sus tiempos, y lo decidido a implementar y tendrá un mejor panorama.
La decisión de cuándo comenzar debe ser parte de una política formal de cobros de su empresa. Si tiene diferentes líneas de productos, con diferentes tipos de clientes y diferentes términos de venta, sus prácticas de cobro deben ajustarse a esas diferencias.
Por último, debe tener en claro algún tipo de matriz que permita describir el momento y el tipo de esfuerzo de cobro para el caso. En el próximo artículo abordaremos más detalles sobre este punto.
En este punto Grupo Emac puede facilitarle el trabajo y ahorrarse esos inconvenientes.
En esta nota y en las siguientes vamos a repasar algunos puntos importantes sobre la gestión de cobros:
¿Cuándo empiezo a cobrar?
¿Con quién contacto?
¿Cómo? ¿lo digo o lo escribo?
¿Con qué frecuencia debo hacer el seguimiento?
¿Cuándo debo considerar un litigio?
En este caso nos enfocaremos en ¿cuándo empezar?:
El proceso realmente comienza con la factura del cliente. Asegúrese de que sus términos están claramente establecidos para que el cliente sepa exactamente cuándo y cuánto pagar, y dónde enviar el cheque (o transferir electrónicamente los fondos). Asegúrese de que sus facturas salen con prontitud, y que los datos de facturación son correctos.
El período en que hacer efectivo el cobro debería contemplar cierta flexibilidad. Si su empresa está en medio de una gran promoción que requiere la cooperación del cliente, es posible que desee modificar su calendario normal hasta después de que la promoción ha terminado. Por el contrario, si su empresa necesita dinero en efectivo, se apremiarán los tiempos. Asegúrese de mantener informada a la gerencia sobre cómo se está llevando a cabo el proceso, sus tiempos, y lo decidido a implementar y tendrá un mejor panorama.
La decisión de cuándo comenzar debe ser parte de una política formal de cobros de su empresa. Si tiene diferentes líneas de productos, con diferentes tipos de clientes y diferentes términos de venta, sus prácticas de cobro deben ajustarse a esas diferencias.
Por último, debe tener en claro algún tipo de matriz que permita describir el momento y el tipo de esfuerzo de cobro para el caso. En el próximo artículo abordaremos más detalles sobre este punto.
