Se han encontrado ciertos principios especialmente útiles en el campo de las cobranzas y pueden agruparse en las siguientes áreas: Recolectar el dinero Mantener un seguimiento sistemático Hacer que el cliente dialogue sobre la cuenta Y preservar la buena voluntad
Recolectar el dinero
El trabajo principal del equipo responsable de las cobranzas es recolectar el dinero lo más cercanamente posible a los términos de la obligación, siendo que la contraparte tiene la obligación de pagar dentro de los términos del acuerdo. El tono puede ser indulgente al principio, pero la búsqueda del cobro no debe perder intensidad e incluso puede ser acelerada tanto como sea necesario para asegurar el pago.
Seguimiento sistemático
Después del contacto inicial con el cliente, es importante mantener contactos adicionales en un horario estricto. Si al recolector, por ejemplo, se le dice que un cheque será enviado en pocos días, debe ser anotado. Si el cheque no se recibe en el tiempo prometido, un seguimiento es esencial, de lo contrario el esfuerzo de recolección será ineficaz.
El seguimiento sistemático de las cuentas, incluso aquellas que no pueden pagar inmediatamente, refuerza la idea de la importancia de la deuda pendiente. Eso en sí mismo es una palanca importante para el cobro.
Discusión de la cuenta
Una vez que el cliente habla sobre la cuenta, se está en un buen camino para recibir el pago. Es por eso que se hace hincapié en invitar al diálogo. El objeto de la charla es obtener la explicación de la deuda. Puede tratarse de una disputa, puede deberse a una escasez temporal de fondos, o el cliente puede tener la intención de retener el pago para que el dinero del acreedor se pueda utilizar en su propio negocio.
Durante la discusión, el cobrador puede comenzar a ver la situación del deudor más claramente. Si el pago lento es el resultado de un problema de flujo de efectivo temporal, puede aceptarse la tolerancia de los pagos más lentos, pero se debe enfatizar al cliente que el nuevo calendario de pagos debe ser completado y respetado.
Preservar la buena voluntad
A pesar de que el cliente puede estar experimentando cierta dificultad en los pagos, eso no impide que se convierta en un buen cliente en el futuro. Por lo tanto, es importante preservar la buena voluntad mientras se gestiona el cobro. Esto requiere no sólo de tacto, sino de conocimiento del cliente y la industria. Una de las ventajas que se obtienen de contar con personal especializado en la gestión de cobros es que pueden desarrollar estas técnicas al máximo. Por otro lado, presenta la oportunidad para que el personal de finanzas y el de servicio al cliente entienda mejor la relación del cliente con la industria y los objetivos generales de marketing de la empresa.
El trabajo principal del equipo responsable de las cobranzas es recolectar el dinero lo más cercanamente posible a los términos de la obligación, siendo que la contraparte tiene la obligación de pagar dentro de los términos del acuerdo. El tono puede ser indulgente al principio, pero la búsqueda del cobro no debe perder intensidad e incluso puede ser acelerada tanto como sea necesario para asegurar el pago.
Seguimiento sistemático
Después del contacto inicial con el cliente, es importante mantener contactos adicionales en un horario estricto. Si al recolector, por ejemplo, se le dice que un cheque será enviado en pocos días, debe ser anotado. Si el cheque no se recibe en el tiempo prometido, un seguimiento es esencial, de lo contrario el esfuerzo de recolección será ineficaz.
El seguimiento sistemático de las cuentas, incluso aquellas que no pueden pagar inmediatamente, refuerza la idea de la importancia de la deuda pendiente. Eso en sí mismo es una palanca importante para el cobro.
Discusión de la cuenta
Una vez que el cliente habla sobre la cuenta, se está en un buen camino para recibir el pago. Es por eso que se hace hincapié en invitar al diálogo. El objeto de la charla es obtener la explicación de la deuda. Puede tratarse de una disputa, puede deberse a una escasez temporal de fondos, o el cliente puede tener la intención de retener el pago para que el dinero del acreedor se pueda utilizar en su propio negocio.
Durante la discusión, el cobrador puede comenzar a ver la situación del deudor más claramente. Si el pago lento es el resultado de un problema de flujo de efectivo temporal, puede aceptarse la tolerancia de los pagos más lentos, pero se debe enfatizar al cliente que el nuevo calendario de pagos debe ser completado y respetado.
Preservar la buena voluntad
A pesar de que el cliente puede estar experimentando cierta dificultad en los pagos, eso no impide que se convierta en un buen cliente en el futuro. Por lo tanto, es importante preservar la buena voluntad mientras se gestiona el cobro. Esto requiere no sólo de tacto, sino de conocimiento del cliente y la industria. Una de las ventajas que se obtienen de contar con personal especializado en la gestión de cobros es que pueden desarrollar estas técnicas al máximo. Por otro lado, presenta la oportunidad para que el personal de finanzas y el de servicio al cliente entienda mejor la relación del cliente con la industria y los objetivos generales de marketing de la empresa.
